Năm 2023 - 2024 đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong lịch sử phát triển của ngành xăng dầu tại Việt Nam khi chính sách hóa đơn điện tử (HĐĐT) được áp dụng triệt để và đồng bộ trên toàn quốc. Theo đó, tất cả các doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu, không phân biệt quy mô lớn nhỏ, đều bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng, không còn ngoại lệ đối với các giao dịch có giá trị nhỏ.

Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế, chống thất thu ngân sách, đồng thời tạo môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp xăng dầu, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và khó khăn.

Để giúp doanh nghiệp "nắm chắc" quy định và thực hiện đúng luật, bài viết này sẽ cung cấp cẩm nang chi tiết từ A đến Z về cách thức xuất hóa đơn điện tử cho ngành xăng dầu trong năm 2024.
 

1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử cho ngành xăng dầu

1. Cơ sở pháp lý:

• Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 90): Đây là văn bản pháp lý cao nhất quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng cho tất cả các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ trên lãnh thổ Việt Nam.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Là văn bản hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, trong đó có quy định riêng về thời điểm xuất hóa đơn cho ngành xăng dầu tại điểm i khoản 4 Điều 9.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn sẽ bị xử phạt theo các quy định tại Nghị định này.
• Các công văn, chỉ thị hướng dẫn cụ thể: Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan thường xuyên ban hành các công văn, chỉ thị để hướng dẫn chi tiết, cụ thể hơn về việc áp dụng hóa đơn điện tử cho ngành xăng dầu. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và tuân thủ các văn bản này.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử:
Hợp pháp: Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận.
Chính xác: Nội dung hóa đơn phải đúng với thực tế giao dịch, bao gồm thông tin về người mua, người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền…
Kịp thời: Hóa đơn phải được xuất ngay tại thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Điều này có nghĩa là mỗi lần khách hàng bơm xăng, doanh nghiệp phải xuất ngay 1 hóa đơn điện tử cho giao dịch đó.
Đầy đủ: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho mọi khách hàng, không phân biệt giá trị giao dịch.

2. Hướng dẫn chi tiết cách thức xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp xăng dầu

1. Lựa chọn hình thức xuất hóa đơn:
Doanh nghiệp xăng dầu có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức xuất hóa đơn điện tử sau:
Hình thức 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối truyền dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
• Hóa đơn sẽ được tự động truyền đến cơ quan thuế trong ngày xuất bán hoặc chậm nhất vào cuối ngày.
• Ưu điểm: Thuận tiện, nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro sai sót, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý hóa đơn.

Hình thức 2: Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp tự in hóa đơn từ phần mềm hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.
• Phải tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn trong ngày theo từng mặt hàng để truyền cho cơ quan thuế trong ngày.
• Ưu điểm: Phù hợp với những doanh nghiệp chưa đầu tư máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.

2. Thực hiện các bước xuất hóa đơn:

• Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận.
• Bước 3: Cài đặt, kết nối phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cài đặt và kết nối phần mềm hóa đơn điện tử với máy tính tiền (nếu áp dụng hình thức 1) hoặc máy tính (nếu áp dụng hình thức 2).
• Bước 4: Lập và xuất hóa đơn: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử trên phần mềm, kiểm tra kỹ nội dung trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng: Hóa đơn điện tử có thể được gửi cho khách hàng qua email, tin nhắn hoặc in ra giấy.
• Bước 6: Lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật thuế (ít nhất 10 năm).

 

3. Một số lưu ý quan trọng

• Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn phải chính xác, đầy đủ, phù hợp với thực tế giao dịch. Bất kỳ sai sót nào trên hóa đơn đều có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt.
• Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt thời điểm xuất hóa đơn theo quy định. Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm cũng là hành vi vi phạm pháp luật thuế.
• Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm và năng lực tốt để đảm bảo việc áp dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, hiệu quả.

 

4. Kết luận

Việc áp dụng hóa đơn điện tử theo từng lần bán cho ngành xăng dầu là xu hướng bắt buộc, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế, minh bạch hoạt động kinh doanh, bảo vệ quyền lợi cho cả người nộp thuế và Nhà nước. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy định, thực hiện đúng trình tự, thủ tục để tránh những rủi ro không đáng có, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành xăng dầu nói riêng và nền kinh tế nói chung.